Tutorial de uso de Certibal

Esta guía te lleva de la mano desde que abres Certibal hasta que descargas tu reporte en PDF, y explica también la conciliación bancaria. Está pensada para contadores y para quien prepara informes financieros de una empresa.

Los nombres de botones, secciones y campos aparecen resaltados así, exactamente como se ven en Certibal en español.

Antes de empezar

Certibal es una herramienta de diagnóstico financiero empresarial. Importas un reporte contable de tu sistema contable y obtienes ingresos, gastos, utilidad, ratios financieros, presupuesto, proyecciones a 5 y 10 años y un reporte en PDF para tomar decisiones.

Qué necesitas

• Un navegador web, en computadora, tableta o celular.
• Un reporte contable exportado de tu sistema, en CSV, Excel o PDF con texto (el Paso 2 explica cómo debe verse).
• Recomendado: los saldos de tu balance general y de tu flujo de efectivo (Paso 6). Sin ellos, los ratios de liquidez, solvencia, inventarios y flujo no pueden calcularse.

Vista general: el recorrido en 9 pasos

Este es el camino completo. Cada paso se explica en detalle más abajo; puedes saltar a cualquiera desde el índice.

Además de la app principal hay dos herramientas más: la conciliación bancaria y Certibal Aprende, el catálogo de cuentas. Se explican al final.

Paso 1 · Configura programa, moneda e idioma

Al abrir certibal.com verás tres selectores arriba. Elígelos antes de importar.

1. En Programa de origen elige el sistema contable del que viene tu reporte. Debajo del selector aparece una nota que cambia según el programa y explica qué reporte exportar. Si no sabes cuál elegir, deja Detectar automáticamente.
2. En Moneda elige la moneda de tu reporte. Opciones: Dólar estadounidense (US$), Dólar del Caribe Oriental (EC$), Dólar jamaiquino (J$), Dólar de Trinidad y Tobago (TT$), Dólar de Barbados (Bds$), Dólar bahameño (B$), Peso dominicano (RD$), Balboa panameño (B/.), Colón costarricense (CRC), Peso mexicano (MX$), Peso colombiano (COL$), Sol peruano (S/), Peso chileno (CLP$), Euro (€), Gourde haitiana (G), Sin símbolo.
3. En Idioma / Language elige Español, English o Français. La pantalla, los ratios y el PDF cambian al idioma elegido.

Qué hace cada opción de «Programa de origen»

Paso 2 · Prepara el reporte que vas a importar

Certibal reconoce tres formas de reporte. Casi siempre basta con elegir la que tu programa exporta con más facilidad.

Forma A · Lista de movimientos (la más completa)

Un archivo CSV o Excel con una línea por movimiento y estas columnas: Fecha, Cuenta, Tipo (opcional) y Monto (o, en lugar de Monto, Débito (opcional) y Crédito (opcional)).

• Tipo puede ser Ingreso, Gasto o Costo. Si tu archivo no tiene esa columna, los montos positivos cuentan como ingresos y los negativos como gastos.
• Para los ratios de inventario y de cuentas por pagar, marca tus costos de ventas con Tipo = Costo. Sin eso, esos ratios no tienen base.

Forma B · Ganancias y pérdidas con una columna por mes

Es el reporte clásico de resultados: las cuentas en filas y los meses en columnas, agrupadas en ingresos, costo de ventas y gastos. Certibal detecta los meses de los encabezados (por ejemplo «Ene 2026», «Jan 2026» o «2026-01»).

Si el reporte trae varios meses en una sola columna (por ejemplo «Ene–Dic 2026»), Certibal reparte el total en partes iguales entre los meses y te avisa. Para ver la evolución real mes a mes, exporta con una columna por mes.

Forma C · Detalle por cuenta

Un reporte donde cada cuenta es un encabezado y debajo van sus movimientos con fecha y monto (o débito y crédito), como el detalle de ganancias y pérdidas o el detalle de transacciones por cuenta. Certibal agrupa los movimientos y lo indica con un mensaje del tipo «se agruparon N movimientos en M cuentas de ingresos, costos y gastos».

Consejos para cualquier forma

• Incluye todos los meses disponibles, idealmente 12 meses o más (uno de los controles automáticos lo revisa) y, si puedes, años anteriores para comparar.
• En Excel, si el libro tiene varias hojas, Certibal usa la que tiene más datos.
• En PDF, usa solo archivos generados por tu programa (con texto). Un PDF escaneado o una foto no se puede leer. Revisa siempre que los totales coincidan con el original.
• En QuickBooks: abre un reporte de ganancias y pérdidas por mes, o un detalle de transacciones, del período que quieres analizar, expórtalo a Excel o CSV y verifica que contenga las columnas anteriores.

Paso 3 · Prueba primero con el ejemplo

Pulsa Ver ejemplo. Certibal carga tres años de datos de muestra (de enero de 2024 a agosto de 2026, con ocho cuentas) y rellena los saldos del Paso 6 con cifras ficticias. Así recorres todas las secciones sin usar información real.

Paso 4 · Importa tu reporte

1. Pulsa Importar CSV, Excel o PDF.
2. Elige el archivo en tu dispositivo.
3. Lee la nota que aparece bajo los selectores: indica qué detectó Certibal (lista de movimientos, reporte por mes, detalle por cuenta o un balance general).
4. Comprueba que aparecen las secciones de resultados (Paso 5).

Si Certibal no entiende las columnas

Se abre el panel Ajustar columnas del archivo. Indica a qué columna de tu archivo corresponde cada dato:

Elige también el Formato de fecha: Automático, Mes/día/año o Día/mes/año. Si los meses salen cambiados (por ejemplo, 03/04 se lee como 4 de marzo en vez de 3 de abril), ese es el ajuste que corrige el problema. Termina con Aplicar columnas.

Si Certibal omite filas que no pudo interpretar, te lo dice con un mensaje («Se omitieron N fila(s) que no pude interpretar»). Revisa que no falte nada importante.

Paso 5 · Lee los resultados del período

Arriba aparecen cuatro indicadores: Ingresos, Gastos, Utilidad neta y Margen. Debajo, cuatro secciones:

Para comparar años necesitas datos de más de un año; si solo subes uno, la app te lo indica.

Paso 6 · Agrega Balance General y Flujo de efectivo

La sección Estados financieros (datos de entrada) completa el análisis. Tómalos de los reportes de tu sistema contable; los flujos deben corresponder al mismo período del reporte del Paso 4.

Dos formas de cargarlos

1. Importar un archivo. Pulsa Importar balance general o Importar flujo de efectivo y elige un CSV, Excel o PDF con texto. Certibal busca las cuentas por su nombre y rellena los campos. Al terminar muestra un mensaje del tipo «Balance general: se completaron 8 de 10 campos. Faltan: … Complétalos a mano».
2. Escribirlos a mano. Cada campo es una casilla numérica; escribe el saldo y los ratios se recalculan al instante. Lo que escribes se guarda en ese navegador.

Paso 7 · Interpreta salud financiera, ratios, sector y controles

Salud financiera

La sección Salud financiera muestra una calificación global y una por cada una de las cinco áreas (liquidez, inventarios y actividad, solvencia, rentabilidad y flujo de caja). Cada una sale como Bueno, Atención o Riesgo, con su «Puntaje de 0 a 2»: desde 1,5 es Bueno, desde 0,8 es Atención y menos de 0,8 es Riesgo. Debajo, un texto resume fortalezas y áreas a fortalecer. Si faltan saldos verás Sin datos y «Completa los saldos».

Los 28 ratios

En Ratios: liquidez, inventarios, solvencia, rentabilidad y flujo toca cada ratio para ver su fórmula y su fundamento. El punto de color indica si el valor está en zona sana, de atención o de riesgo; los ratios sin umbral no llevan color. Los ratios de ingresos y gastos usan cifras anualizadas y los de flujo, el período completo.

Comparativo por sector

1. En Comparativo de ratios por sector elige tu Sector: Comercio minorista, Manufactura, Servicios profesionales, Restaurantes y hotelería, Construcción, Tecnología y software, Salud.
2. La tabla compara 10 ratios de tu empresa con una referencia: Razón corriente, Prueba ácida, Endeudamiento, Margen neto, Rendimiento sobre activos (ROA), Rendimiento sobre patrimonio (ROE), Días de cobro, Días de inventario, Rotación de activos totales, Cobertura de intereses.
3. La columna Lectura dice En línea (a menos de 10 % de la referencia), Mejor que el sector o Por debajo del sector.
4. Cada valor de la columna Referencia es editable: sustitúyelo por datos de tu sector (cámara sectorial, RMA, Damodaran u otras). Tus referencias se guardan en ese navegador.

Cumplimiento y controles contables

Cumplimiento y controles contables combina dos cosas. Primero, seis controles automáticos con estado Cumple, Revisar o Pendiente (cuando faltan datos):

• Ecuación contable: Activos = Pasivos + Patrimonio
• Activo corriente + activo fijo no exceden los activos totales
• Efectivo + cuentas por cobrar + inventario no exceden el activo corriente
• Período del CSV de al menos 12 meses (comparabilidad anual)
• Todas las filas del CSV se interpretaron sin omisiones
• Flujo de efectivo con sus tres actividades

Segundo, una Lista de verificación (márcala tú) de ocho puntos que marcas tú; tus marcas se guardan y salen en el PDF:

• Base de devengo: ingresos y gastos registrados en el período en que ocurren
• Partida doble y conciliaciones bancarias al día
• Políticas contables documentadas y aplicadas con consistencia
• Estados presentados con comparativo del período anterior
• Cuentas incobrables e inventario obsoleto estimados y revisados
• Depreciación calculada según la vida útil de cada activo
• Notas y revelaciones a los estados preparadas
• Revisión o auditoría por contador independiente (si aplica)

Es una guía de control basada en principios de NIIF y US GAAP (devengo, empresa en marcha, consistencia y comparabilidad). No es una auditoría ni una certificación.

Paso 8 · Presupuesto, proyecciones y escenarios

Presupuesto del próximo año

1. En Presupuesto del próximo año escribe el Crecimiento de ingresos (%) que esperas (por defecto 5). Para +8 %, escribe 8.
2. Escribe la Variación de gastos (%) (por defecto 3). Un valor negativo representa un recorte.
3. Lee la tabla mensual (Mes, Ingresos, Gastos, Utilidad y Efectivo final) y luego Balance y ratios presupuestados: Margen neto presupuestado, cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar a fin de año, capital de trabajo y razón corriente.

• La estacionalidad sale de tus meses históricos: cada mes parte del promedio de ese mismo mes en tus datos.
• Las cuentas por cobrar crecen con el porcentaje de ingresos; el inventario y las cuentas por pagar, con el de gastos.
• El efectivo parte del saldo de «Efectivo y equivalentes» y suma utilidad y depreciación y resta capex. No incluye pagos de deuda ni impuestos. Sin los saldos del Paso 6, el efectivo y el balance presupuestado salen como «—».

Proyección a 5 y 10 años

1. En Proyección a 5 y 10 años escribe el Crecimiento de ingresos (% anual) (por defecto 5), el Crecimiento de gastos (% anual) (4) y la Variación entre escenarios (puntos %) (3).
2. Elige el escenario con los botones Pesimista, Base y Optimista. La tabla año por año muestra Ingresos, Gastos, Utilidad y Var. utilidad, con los años 5 y 10 resaltados.
3. Mira Comparación de escenarios: Utilidad año 5, Utilidad año 10 y Margen año 10 de los tres casos.

Cómo se construyen los escenarios. El Base usa tus porcentajes tal cual. El Pesimista resta los puntos de variación al crecimiento de ingresos y los suma al de gastos; el Optimista hace lo contrario. Ejemplo con 5 / 4 / 3: Base = ingresos +5 % y gastos +4 %; Pesimista = ingresos +2 % y gastos +7 %; Optimista = ingresos +8 % y gastos +1 %.

Paso 9 · Descarga el reporte en PDF

La sección Reporte para decisiones genera un PDF con resumen ejecutivo, puntos de atención, comparación de años, ratios y proyecciones.

1. Escribe, si quieres, el nombre de la empresa en Empresa (opcional).
2. Escribe quién lo prepara en Preparado por (opcional).
3. Elige antes el idioma y la moneda: el PDF sale en el idioma que tengas seleccionado.
4. Pulsa Descargar reporte PDF.

Qué contiene el PDF

• Resumen ejecutivo
• Puntos de atención
• Evolución mensual
• Año actual frente a años anteriores y mismo período
• Salud financiera
• Ratios financieros
• Comparativo por sector
• Cumplimiento y controles contables (con tu lista de verificación)
• Presupuesto del próximo año
• Proyección a 5 y 10 años y detalle del escenario elegido
• Supuestos y limitaciones
• Responsabilidad y firmas

Si ves el aviso «No se pudo cargar el generador de PDF. Revisa tu conexión e inténtalo de nuevo», conéctate a internet y repite: el generador se descarga la primera vez.

Conciliación bancaria

Se abre desde Conciliación bancaria (arriba a la derecha) o en certibal.com/conciliacion. Compara el extracto del banco con el registro de bancos de tu sistema contable, empareja los movimientos, calcula el estado de conciliación y sugiere los asientos de ajuste. Funciona con archivos: no se conecta a tu banco. Tiene sus propios selectores de Idioma y Moneda.

1. Datos de la conciliación

Completa: Cuenta bancaria, Desde, Hasta (fecha de corte), Saldo final según banco, Saldo final según libros, Tolerancia de fechas (días) (por defecto 5, de 0 a 31) y Formato de fecha (Automático, Día/mes/año o Mes/día/año).

• Si dejas un saldo vacío, se toma del archivo cuando este trae columna de saldo. Los movimientos de libros anteriores al período también se revisan como partidas pendientes.
• La tolerancia de fechas es cuántos días de diferencia admite el emparejamiento entre una fecha del banco y una de libros (un cheque se registra un día y el banco lo cobra días después).

2. Archivos

1. En la tarjeta Extracto del banco pulsa Importar CSV, Excel, PDF u OFX y elige el archivo (descárgalo de tu banca en línea: CSV, Excel, PDF con texto u OFX/QFX/QBO).
2. En la tarjeta Registro de bancos (libros) haz lo mismo con el registro o el mayor de la cuenta bancaria exportado de tu sistema contable.
3. Cada tarjeta confirma cuántos movimientos leyó («N movimientos leídos de archivo»). Si no los reconoce, abre Ajustar columnas y asigna Fecha, Descripción, Referencia / N.º, Monto (con signo) (con signo) o Entradas y Salidas, y Saldo; luego Aplicar.
4. Pulsa Conciliar. Si primero quieres practicar, usa Ver ejemplo; Limpiar borra todo y empieza de nuevo.

3. Cómo empareja Certibal

El emparejamiento automático va en cuatro pasadas, de la más segura a la menos segura. Cada pareja queda registrada con el criterio usado:

4. Lee el resultado

• Indicadores: Conciliado automáticamente, Partidas pendientes, Diferencia y Días promedio en tránsito.
• Estado de conciliación: por el lado del banco, Saldo según banco (+) Depósitos en tránsito (−) Cheques y pagos pendientes = Saldo ajustado del banco; por el lado de libros, Saldo según libros (+) Créditos bancarios no registrados (−) Cargos bancarios no registrados = Saldo ajustado en libros. Los dos saldos ajustados deben coincidir: verás «Conciliación cuadrada: la diferencia es cero.» o «Diferencia sin explicar de X. Revisa saldos, partidas y posibles errores.».
• Partidas por conciliar: dos tablas, En el banco, no en libros y En libros, no en el banco. Cada partida lleva una clasificación (Comisiones y cargos bancarios; Intereses ganados; Intereses cargados; Cheque devuelto; Crédito directo no registrado; Débito directo no registrado; Depósito en tránsito; Cheque o pago pendiente) y, si corresponde, una marca: Más de 180 días: posible cheque caducado, Posible duplicado o Posible error.
• Conciliadas (desplegable): lista las parejas con el criterio usado y un botón Deshacer para separarlas.
• Asientos de ajuste sugeridos: tabla con Concepto, Débito, Crédito y Monto (por ejemplo, comisiones: débito a Gastos bancarios, crédito a Banco). Son sugerencias: revísalas antes de contabilizar.

5. Evaluación y seguimiento de transacciones

• Indicadores: Entradas, Salidas, Flujo neto y Movimientos; tablas Movimientos del banco por mes, Movimientos del banco por tipo y Antigüedad de partidas pendientes en libros (0–30, 31–60, 61–90, 91–180 y más de 180 días).
• Alertas para revisar: duplicados posibles, montos atípicos, montos redondos elevados, números de cheque faltantes, peso de las comisiones sobre las salidas, partidas con más de 90 días y posibles errores de registro (si la diferencia es divisible entre 9, avisa de una posible transposición de cifras).

6. Historial y reportes

• Guardar en el historial guarda un resumen (cuenta, período, diferencia, % conciliado, partidas pendientes y estado) en este navegador, hasta 100 conciliaciones; Borrar quita una.
• Descargar reporte PDF genera el reporte con el estado de conciliación, las partidas pendientes, los asientos sugeridos, las alertas, la evaluación y las parejas, con espacio para «Preparado por» y «Revisado por» (nombre, firma y fecha).
• Exportar a Excel entrega un libro de Excel con una hoja por cada parte.

Si algo falla verás mensajes como «Carga el extracto del banco y el registro de libros.», «Este PDF parece una imagen escaneada, sin texto. Usa CSV, Excel u OFX.» o «No pude leer movimientos con fecha y monto. Ajusta las columnas.».

Certibal Aprende: catálogo de cuentas

Desde Aprende: catálogo de cuentas o en certibal.com/aprende encontrarás un catálogo de 108 cuentas contables explicadas, pensado para quien empieza.

• Filtra por pestañas: Todas, Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos.
• Usa el campo de búsqueda para encontrar una cuenta por nombre o código.
• Cada cuenta muestra su código, su nombre en español con traducción al inglés y al francés, y su naturaleza: deudora o acreedora.
• Abre cualquier cuenta para leer su explicación detallada.

La introducción de la página explica qué significa cada naturaleza y qué son las contracuentas.

Problemas frecuentes

Buenas prácticas y límites

• Compara siempre las cifras de Certibal con tu reporte original antes de presentarlas a un cliente.
• Sustituye las referencias de sector por datos reales de tu industria.
• Usa el presupuesto y las proyecciones como apoyo para planear, no como pronóstico seguro.
• Certibal analiza los datos que importas. No reemplaza una auditoría ni el juicio profesional de un contador público.

¿Necesitas ayuda?

Escríbenos a info@certibal.com.