Guide d’utilisation de Certibal

Ce guide vous accompagne depuis l’ouverture de Certibal jusqu’au téléchargement de votre rapport PDF, et explique aussi le rapprochement bancaire. Il s’adresse aux comptables et à toute personne qui prépare des rapports financiers pour une entreprise.

Les noms des boutons, des sections et des champs apparaissent en surbrillance comme ceci, exactement tels qu’ils s’affichent dans Certibal en français.

Avant de commencer

Certibal est un outil de diagnostic financier d’entreprise. Vous importez un rapport comptable de votre logiciel comptable et vous obtenez les revenus, les dépenses, le bénéfice, des ratios financiers, un budget, des projections à 5 et 10 ans et un rapport PDF pour appuyer vos décisions.

Ce dont vous avez besoin

• Un navigateur web, sur ordinateur, tablette ou téléphone.
• Un rapport comptable exporté de votre système, au format CSV, Excel ou PDF avec texte (l’étape 2 explique à quoi il doit ressembler).
• Recommandé : les soldes de votre bilan et de votre tableau des flux de trésorerie (étape 6). Sans eux, les ratios de liquidité, de solvabilité, de stocks et de flux ne peuvent pas être calculés.

Vue d’ensemble : le parcours en 9 étapes

Voici le parcours complet. Chaque étape est expliquée en détail plus bas ; vous pouvez accéder à n’importe laquelle depuis l’index.

Outre l’application principale, il y a deux autres outils : le rapprochement bancaire et Certibal Apprendre, le plan de comptes. Ils sont expliqués à la fin.

Étape 1 · Configurez le logiciel, la devise et la langue

En ouvrant certibal.com, vous verrez trois sélecteurs en haut de la page. Choisissez-les avant d’importer.

1. Dans Logiciel d'origine, choisissez le système comptable dont provient votre rapport. Une note sous le sélecteur change selon le logiciel et explique quel rapport exporter. Si vous hésitez, laissez Détection automatique.
2. Dans Devise, choisissez la devise de votre rapport. Options : Dollar américain (US$), Dollar des Caraïbes orientales (EC$), Dollar jamaïcain (J$), Dollar de Trinité-et-Tobago (TT$), Dollar de la Barbade (Bds$), Dollar bahaméen (B$), Peso dominicain (RD$), Balboa panaméen (B/.), Colón costaricien (CRC), Peso mexicain (MX$), Peso colombien (COL$), Sol péruvien (S/), Peso chilien (CLP$), Euro (€), Gourde haïtienne (G), Sans symbole.
3. Dans Idioma / Language, choisissez Español, English ou Français. L’écran, les ratios et le PDF passent dans la langue choisie.

Ce que fait chaque option de « Logiciel d’origine »

Étape 2 · Préparez le rapport à importer

Certibal reconnaît trois types de rapport. En général, il suffit de choisir celui que votre logiciel exporte le plus facilement.

Type A · Liste d’opérations (la plus complète)

Un fichier CSV ou Excel avec une ligne par opération et ces colonnes : Date, Compte, Type (facultatif) et Montant (ou, à la place du montant, Débit (facultatif) et Crédit (facultatif)).

• Type peut être Ingreso (revenu), Gasto (dépense) ou Costo (coût). Si votre fichier n’a pas cette colonne, les montants positifs comptent comme des revenus et les négatifs comme des dépenses.
• Pour les ratios de stocks et de dettes fournisseurs, marquez votre coût des ventes avec Tipo = Costo. Sans cela, ces ratios n’ont pas de base.

Type B · Profits et pertes avec une colonne par mois

C’est le rapport de résultats classique : les comptes en lignes et les mois en colonnes, regroupés en produits, coût des ventes et charges. Certibal détecte les mois dans les en-têtes (par exemple « janv 2026 », « Jan 2026 » ou « 2026-01 »).

Si le rapport regroupe plusieurs mois dans une seule colonne (par exemple « Janv–Déc 2026 »), Certibal répartit le total en parts égales entre les mois et vous en avertit. Pour voir l’évolution réelle mois par mois, exportez avec une colonne par mois.

Type C · Détail par compte

Un rapport où chaque compte est un titre et ses opérations figurent en dessous avec date et montant (ou débit et crédit), comme le détail des profits et pertes ou le détail des transactions par compte. Certibal regroupe les opérations et l’indique par un message du type « N opérations ont été regroupées dans M comptes de revenus, de coûts et de charges ».

Conseils pour tous les types

• Incluez tous les mois disponibles, idéalement 12 mois ou plus (l’un des contrôles automatiques le vérifie) et, si possible, des années précédentes pour comparer.
• Dans Excel, si le classeur comporte plusieurs feuilles, Certibal utilise celle qui contient le plus de données.
• Pour un PDF, utilisez seulement des fichiers générés par votre logiciel (avec texte). Un PDF numérisé ou une photo ne peut pas être lu. Vérifiez toujours que les totaux correspondent à l’original.
• Dans QuickBooks : ouvrez un rapport de profits et pertes par mois, ou un détail des transactions, pour la période à analyser, exportez-le en Excel ou en CSV et vérifiez qu’il contient les colonnes ci-dessus.

Étape 3 · Essayez d’abord l’exemple

Appuyez sur Voir un exemple. Certibal charge trois ans de données de démonstration (de janvier 2024 à août 2026, avec huit comptes) et remplit les soldes de l’étape 6 avec des chiffres fictifs. Vous parcourez ainsi toutes les sections sans utiliser d’informations réelles.

Étape 4 · Importez votre rapport

1. Appuyez sur Importer CSV, Excel ou PDF.
2. Choisissez le fichier sur votre appareil.
3. Lisez la note sous les sélecteurs : elle indique ce que Certibal a détecté (liste d’opérations, rapport par mois, détail par compte ou bilan).
4. Vérifiez que les sections de résultats apparaissent (étape 5).

Si Certibal ne comprend pas les colonnes

Le panneau Ajuster les colonnes du fichier s’ouvre. Indiquez quelle colonne de votre fichier correspond à chaque donnée :

Choisissez aussi le Format de date : Automatique, Mois/jour/année ou Jour/mois/année. Si les mois sont inversés (par exemple 03/04 lu comme le 4 mars au lieu du 3 avril), ce réglage corrige le problème. Terminez par Appliquer les colonnes.

Si Certibal ignore des lignes qu’il n’a pas pu interpréter, il vous le signale par un message (« N ligne(s) que je n’ai pas pu interpréter ont été ignorées »). Vérifiez qu’il ne manque rien d’important.

Étape 5 · Lisez les résultats de la période

En haut figurent quatre indicateurs : Revenus, Dépenses, Bénéfice net et Marge. En dessous, quatre sections :

Pour comparer des années, il faut des données de plus d’un an ; si vous n’en importez qu’une, l’application vous le signale.

Étape 6 · Ajoutez le bilan et le tableau des flux de trésorerie

La section États financiers (données à saisir) complète l’analyse. Prenez-les dans les rapports de votre système comptable ; les flux doivent correspondre à la même période que le rapport de l’étape 4.

Deux façons de les charger

1. Importer un fichier. Appuyez sur Importer le bilan ou Importer le tableau des flux de trésorerie et choisissez un CSV, un Excel ou un PDF avec texte. Certibal recherche les comptes par leur nom et remplit les champs. À la fin, il affiche un message du type « Bilan : 8 champs sur 10 renseignés. Manquants : … Complétez-les à la main ».
2. Les saisir à la main. Chaque champ est une case numérique ; saisissez le solde et les ratios se recalculent immédiatement. Ce que vous saisissez est enregistré dans ce navigateur.

Étape 7 · Interprétez la santé financière, les ratios, le secteur et les contrôles

Santé financière

La section Santé financière affiche une note globale et une note pour chacun des cinq domaines (liquidité, stocks et activité, solvabilité, rentabilité et flux de trésorerie). Chacune apparaît comme Bon, Attention ou Risque, avec son « Score de 0 à 2 » : à partir de 1,5 c’est Bon, à partir de 0,8 c’est À surveiller et en dessous de 0,8 c’est À risque. En dessous, un texte résume les points forts et les domaines à renforcer. S’il manque des soldes, vous verrez Sans données et « Complétez les soldes ».

Les 28 ratios

Dans Ratios : liquidité, stocks, solvabilité, rentabilité et flux de trésorerie, touchez chaque ratio pour voir sa formule et son fondement. Le point de couleur indique si la valeur est en zone saine, à surveiller ou à risque ; les ratios sans seuil n’ont pas de couleur. Les ratios de revenus et de dépenses utilisent des chiffres annualisés et ceux de flux, la période complète.

Comparaison sectorielle

1. Dans Comparaison des ratios par secteur, choisissez votre Secteur : Commerce de détail, Industrie manufacturière, Services professionnels, Restauration et hôtellerie, Construction, Technologie et logiciels, Santé.
2. Le tableau compare 10 ratios de votre entreprise à une référence : Ratio de liquidité générale, Ratio de liquidité immédiate (acid test), Taux d'endettement, Marge nette, Rendement de l'actif (ROA), Rendement des capitaux propres (ROE), Jours de recouvrement, Jours de stock, Rotation de l'actif total, Couverture des intérêts.
3. La colonne Lecture indique Dans la norme (à moins de 10 % de la référence), Meilleur que le secteur ou En dessous du secteur.
4. Chaque valeur de la colonne Référence est modifiable : remplacez-la par des données de votre secteur (chambre sectorielle, RMA, Damodaran ou autres). Vos références sont enregistrées dans ce navigateur.

Conformité et contrôles comptables

Conformité et contrôles comptables combine deux choses. D’abord, six contrôles automatiques avec le statut Conforme, À vérifier ou En attente (lorsque des données manquent) :

• Équation comptable : Actif = Passif + Capitaux propres
• L'actif courant + les immobilisations ne dépassent pas l'actif total
• Trésorerie + comptes clients + stocks ne dépassent pas l'actif courant
• Période d'au moins 12 mois (comparabilité annuelle)
• Toutes les lignes du fichier ont été interprétées sans omission
• Flux de trésorerie avec ses trois activités

Ensuite, une Liste de vérification (à cocher vous-même) de huit points que vous cochez vous-même ; vos coches sont enregistrées et figurent dans le PDF :

• Comptabilité d'engagement : produits et charges enregistrés dans la période où ils surviennent
• Partie double et rapprochements bancaires à jour
• Méthodes comptables documentées et appliquées de façon cohérente
• États présentés avec comparatifs de la période précédente
• Créances douteuses et stocks obsolètes estimés et revus
• Amortissement calculé selon la durée de vie de chaque actif
• Notes et informations à fournir préparées
• Revue ou audit par un comptable indépendant (le cas échéant)

C’est un guide de contrôle fondé sur les principes des IFRS et des US GAAP (comptabilité d’engagement, continuité d’exploitation, permanence des méthodes et comparabilité). Ce n’est ni un audit ni une certification.

Étape 8 · Budget, projections et scénarios

Budget de l’année prochaine

1. Dans Budget de l'an prochain, saisissez la Croissance des revenus (%) attendue (5 par défaut). Pour +8 %, saisissez 8.
2. Saisissez la Variation des dépenses (%) (3 par défaut). Une valeur négative représente une réduction.
3. Lisez le tableau mensuel (Mois, Revenus, Dépenses, Bénéfice et Trésorerie finale) puis Bilan et ratios budgétés : Marge nette budgétée, clients, stocks et fournisseurs en fin d’année, fonds de roulement et ratio de liquidité générale.

• La saisonnalité provient de vos mois historiques : chaque mois part de la moyenne du même mois dans vos données.
• Les créances clients évoluent avec le pourcentage des revenus ; les stocks et les dettes fournisseurs, avec celui des dépenses.
• La trésorerie part du solde « Efectivo y equivalentes », ajoute le résultat et les amortissements et soustrait les investissements (capex). Elle n’inclut ni les remboursements de dettes ni les impôts. Sans les soldes de l’étape 6, la trésorerie et le bilan budgété s’affichent « — ».

Projection à 5 et 10 ans

1. Dans Projection sur 5 et 10 ans, saisissez la Croissance des revenus (% par an) (5 par défaut), la Croissance des dépenses (% par an) (4) et l’Écart entre les scénarios (points de %) (3).
2. Choisissez le scénario avec les boutons Pessimiste, Base et Optimiste. Le tableau année par année affiche Revenus, Dépenses, Bénéfice et Var. bénéfice, avec les années 5 et 10 en évidence.
3. Consultez Comparaison des scénarios : Bénéfice année 5, Bénéfice année 10 et Marge année 10 pour les trois cas.

Comment les scénarios sont construits. Le scénario de base utilise vos pourcentages tels quels. Le pessimiste retranche les points de variation à la croissance des revenus et les ajoute à celle des dépenses ; l’optimiste fait l’inverse. Exemple avec 5 / 4 / 3 : base = revenus +5 % et dépenses +4 % ; pessimiste = revenus +2 % et dépenses +7 % ; optimiste = revenus +8 % et dépenses +1 %.

Étape 9 · Téléchargez le rapport PDF

La section Rapport pour décider génère un PDF avec un résumé exécutif, des points d’attention, la comparaison des années, les ratios et les projections.

1. Si vous le souhaitez, saisissez le nom de l’entreprise dans Entreprise (facultatif).
2. Indiquez qui l’a préparé dans Préparé par (facultatif).
3. Choisissez d’abord la langue et la devise : le PDF sort dans la langue sélectionnée.
4. Appuyez sur Télécharger le rapport PDF.

Ce que contient le PDF

• Résumé exécutif
• Points d’attention
• Évolution mensuelle
• Année en cours par rapport aux années précédentes et même période
• Santé financière
• Ratios financiers
• Comparaison sectorielle
• Conformité et contrôles comptables (avec votre liste de vérification)
• Budget de l’année prochaine
• Projection à 5 et 10 ans et détail du scénario choisi
• Hypothèses et limites
• Responsabilité et signatures

Si vous voyez l’avis « Le générateur de PDF n’a pas pu être chargé. Vérifiez votre connexion et réessayez », connectez-vous à internet et recommencez : le générateur est téléchargé la première fois.

Rapprochement bancaire

Il s’ouvre depuis Rapprochement bancaire (en haut à droite) ou sur certibal.com/conciliacion. Il compare le relevé bancaire avec le journal de banque de votre système comptable, rapproche les opérations, calcule l’état de rapprochement et suggère les écritures de régularisation. Il fonctionne avec des fichiers : il ne se connecte pas à votre banque. Il a ses propres sélecteurs de Langue et Devise.

1. Données du rapprochement

Renseignez : Compte bancaire, Du, Au (date de clôture), Solde final selon la banque, Solde final selon les livres, Tolérance de dates (jours) (5 par défaut, de 0 à 31) et Format de date (Automatique, Jour/mois/année ou Mois/jour/année).

• Si un solde est vide, il est repris du fichier lorsqu’il contient une colonne de solde. Les écritures antérieures à la période sont aussi examinées comme éléments en suspens.
• La tolérance de dates est le nombre de jours d’écart admis entre une date bancaire et une date comptable (un chèque est enregistré un jour et encaissé par la banque quelques jours plus tard).

2. Fichiers

1. Sur la carte Relevé bancaire, appuyez sur Importer CSV, Excel, PDF ou OFX et choisissez le fichier (téléchargez-le depuis votre banque en ligne : CSV, Excel, PDF avec texte ou OFX/QFX/QBO).
2. Sur la carte Journal de banque (livres), faites de même avec le journal ou le grand livre du compte bancaire exporté de votre système comptable.
3. Chaque carte confirme combien d’opérations elle a lues (« N opérations lues dans fichier »). Si elle ne les reconnaît pas, ouvrez Ajuster les colonnes et attribuez Date, Libellé, Référence / N°, Montant (signé) (signé) ou Entrées et Sorties, et Solde ; puis Appliquer.
4. Appuyez sur Rapprocher. Pour vous exercer d’abord, utilisez Voir un exemple ; Effacer efface tout et recommence.

3. Comment Certibal rapproche

Le rapprochement automatique se fait en quatre passes, de la plus sûre à la moins sûre. Chaque paire est enregistrée avec le critère utilisé :

4. Lisez le résultat

• Indicateurs : Rapproché automatiquement, Éléments en suspens, Écart et Jours moyens en transit.
• État de rapprochement : côté banque, Solde selon la banque (+) Dépôts en transit (−) Chèques et paiements en circulation = Solde bancaire ajusté ; côté livres, Solde selon les livres (+) Crédits bancaires non comptabilisés (−) Débits bancaires non comptabilisés = Solde comptable ajusté. Les deux soldes ajustés doivent concorder : vous verrez « Rapprochement équilibré : l’écart est nul. » ou « Écart inexpliqué de X. Vérifiez les soldes, les éléments et les erreurs possibles. ».
• Éléments à rapprocher : deux tableaux, À la banque, pas dans les livres et Dans les livres, pas à la banque. Chaque élément porte un classement (Frais et commissions bancaires; Intérêts créditeurs; Intérêts débiteurs; Chèque retourné; Crédit direct non comptabilisé; Débit direct non comptabilisé; Dépôt en transit; Chèque ou paiement en circulation) et, le cas échéant, un signalement : Plus de 180 jours : chèque peut-être périmé, Doublon possible ou Erreur possible.
• Rapprochées (déroulant) : liste les paires avec le critère utilisé et un bouton Annuler pour les séparer.
• Écritures de régularisation suggérées : tableau avec Libellé, Débit, Crédit et Montant (par exemple, frais : débit Frais bancaires, crédit Banque). Ce sont des suggestions : vérifiez-les avant de les passer.

5. Évaluation et suivi des transactions

• Indicateurs : Entrées, Sorties, Flux net et Opérations ; tableaux Opérations bancaires par mois, Opérations bancaires par type et Ancienneté des éléments en suspens (0–30, 31–60, 61–90, 91–180 et plus de 180 jours).
• Alertes à examiner : doublons possibles, montants inhabituels, montants ronds élevés, numéros de chèque manquants, poids des frais dans les sorties, éléments de plus de 90 jours et erreurs d’enregistrement possibles (si l’écart est divisible par 9, il signale une possible inversion de chiffres).

6. Historique et rapports

• Enregistrer dans l’historique enregistre un résumé (compte, période, écart, % rapproché, éléments en suspens et statut) dans ce navigateur, jusqu’à 100 rapprochements ; Supprimer en supprime un.
• Télécharger le rapport PDF génère le rapport avec l’état de rapprochement, les éléments en suspens, les écritures suggérées, les alertes, l’évaluation et les paires rapprochées, avec un espace pour « Préparé par » et « Vérifié par » (nom, signature et date).
• Exporter vers Excel fournit un classeur Excel avec une feuille pour chaque partie.

Si quelque chose échoue, vous verrez des messages tels que « Chargez le relevé bancaire et le journal de banque. », « Ce PDF semble être une image numérisée, sans texte. Utilisez CSV, Excel ou OFX. » ou « Impossible de lire des opérations avec date et montant. Ajustez les colonnes. ».

Certibal Apprendre : plan de comptes

Depuis Apprendre : plan comptable expliqué ou sur certibal.com/aprende, vous trouverez un catalogue de 108 comptes comptables expliqués, conçu pour ceux qui débutent.

• Filtrez par onglets : Toutes, Actif, Passif, Capitaux propres, Revenus, Coûts et Charges.
• Utilisez le champ de recherche pour trouver un compte par nom ou par code.
• Chaque compte indique son code, son nom en espagnol avec les traductions en anglais et en français, et sa nature : débitrice ou créditrice.
• Ouvrez un compte pour lire son explication détaillée.

L’introduction de la page explique ce que signifie chaque nature et ce que sont les comptes de contrepartie.

Problèmes fréquents

Bonnes pratiques et limites

• Comparez toujours les chiffres de Certibal avec votre rapport d’origine avant de les présenter à un client.
• Remplacez les références sectorielles par des données réelles de votre secteur.
• Utilisez le budget et les projections comme aide à la planification, pas comme une prévision certaine.
• Certibal analyse les données que vous importez. Il ne remplace pas un audit ni le jugement professionnel d’un expert-comptable.

Besoin d’aide ?

Écrivez-nous à info@certibal.com.